Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

HR-СТАТЬИ

Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и  создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов.

При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности.

В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения.

При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником.

В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел  – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности.

Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей.

В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

 Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

Источник: //hr-academy.ru/to_help_article.php?id=145

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

На практике в компаниях проводят разработку документов совместными усилиями, привлекая к процессу руководителей структурных подразделений, которым хорошо знакома специфика производственной деятельности каждого работника. Должностная инструкция оформляется и разрабатывается под руководством опытного сотрудника кадровой службы.

Самостоятельно специалисту кадровой службы трудно учитывать все специфические особенности трудовой деятельности того или иного сотрудника.

Обратите внимание! Определив, кто должен разработать должностные инструкции в организации, готовый документ следует согласовать с юридическим отделом компании, с другими структурными подразделениями и заверить утверждением вышестоящим руководителем организации.

Целесообразно при разработке должностных инструкций создать группу, в обязанности которой будет входить весь перечень работ.

Уточним, кто должен разрабатывать должностные инструкции: руководитель структурного подразделения; юрисконсульт, в обязанности которого входит согласование всех внесенных пунктов; руководитель предприятия, который проводит утверждение разработанных документов.

Информацию, полученную от структурных подразделений, аккумулируют, проводят системный анализ оптимального распределения функций, дублирования и провисания. Необходимо отследить и правильность наименования должностей в соответствии со штатным расписанием, обеспечить правильное документальное оформление.

Должностная инструкция, разработка и содержание

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

Кто разрабатывает должностные инструкции

В каждом разделе необходимо представить подробную информацию в соответствии с методическим руководством. В разделе «Общие положения» указывают:

  • название должности согласно штатному расписанию;
  • требования к квалификации и образованию;
  • степень подчинения;
  • порядок назначения, освобождения от должности;
  • наличие подчиненных, состав;
  • порядок замещения в случае отсутствия;
  • список документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности.

Шаблон должностной инструкции Скачать чистый бланкСкачать в .doc В разделе «Квалификационные требования» необходимо указать те профессиональные критерии, которым должен соответствовать человек, занимающий данную должность.
Они подробно описываются профессиональными стандартами, их также можно найти в квалификационном справочнике.

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Но не все из них влияют на юридическую силу. Вы можете некоторые надписи и не сделать или сделать их неправильно — и это не будет иметь юридического значения. На юридическую силу УРД влияют три группы реквизитов.

  • Первая группа называется «Реквизиты бланка». Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: «Утверждаю», «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. В каждой организации должен быть бланк для писем, с адресом, телефоном, факсом. Можно ли на нем писать должностную инструкцию? Нет. Этот документ не будет иметь юридической силы.ВниманиеДля каждого вида документов существуют определенные бланки. Если вы напишете платежное поручение на бланке для счетов, банк ее не примет. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее.

Hr-статьи

Главные бухгалтеры обычно возмущаются, когда от них требуют указать, что кассир подчиняется главному бухгалтеру. Действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

И если в соответствующем документе не написано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он будет подчиняться директору, тогда как директору он должен подчиняться опосредованно, через главного бухгалтера.

Этот порядок не изменился, назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением.

Важно

Не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа. В принципе, скоро в России отменят приказы и трудовые книжки, в результате чего должна установиться контрактная система.

Но когда это будет еще не известно.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер.

Должностные инструкции как часть кадрового документооборота

С тем документом, который был разработан и утвержден ранее, нового сотрудника знакомят под роспись перед тем, как он приступит к должностным обязанностям. Это касается и тех сотрудников, которые временно исполняют трудовые обязанности в определенной должности.

Читайте по теме в электронном журнале Кадровику следует уточнить, в чьи обязанности входит разработка должностных инструкций 2017 Кадровику следует уточнять, в чьи обязанности входит разработка должностных инструкций 2017. На законодательном уровне этот вопрос не уточнен. Определенных требований к разработке таких документов так же не существует, они относятся к внутренней нормативно-правовой базе.

Руководитель организации самостоятельно проводит утверждение должностных инструкций и назначает ответственных лиц за их разработку, внесение изменений в действующие инструкции.

Должностная инструкция

Кроме того, если при разработке должностных инструкций используются профстандарты и единые квалификационные справочники, желательно, чтобы наименование должностей в инструкциях и штатном расписании соответствовали тем, что установлены данными регламентами. Для тех должностей, условия труда на которых признаны вредными и опасными, данное требование является обязательным.

С чего начать процесс разработки должностных инструкций, кто должен разрабатывать основной документ Определив, кто должен разрабатывать должностные инструкции на предприятии, необходимо учитывать, в чем заключается преимущество наличия таких документов. Оштрафовать организации за отсутствие инструкций невозможно.

При этом имеются весомые аргументы в пользу разработки такого рода документов.

  • получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
  • заполнение контрольных карточек;
  • внесение в них отметок о ходе исполнения;
  • ведение сроковой картотеки;
  • передача информации;
  • составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

  • внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;
  • ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
  • обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.Затем инструкцию утверждает руководитель организации. Должностная инструкция является локальным нормативным актом организации, который доводится до сведения работника под роспись до заключения трудового договора (ст.

68 ТК РФ). Подпись работника подтверждает факт его ознакомления с документом, но не означает согласия или несогласие работника с ее содержанием. При отказе работника от подписания за ознакомления с должностной инструкцией следует составить акт о том, что работник с должностной инструкцией был ознакомлен, но поставить свою подпись за ознакомление отказался.

Если содержание должностной инструкции полностью соответствует содержанию трудового договора, который работник подписал без возражений, на этом инцидент может быть исчерпан, поскольку, как уже сказано, должностная инструкция не является обязательным документом.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку.

Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

Какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями? Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих. Служащие отличаются от всех остальных работников наличием двух реквизитов: должностью и окладом.

Все обязанности работника в соответствии с законом можно поделить на три части. Первая часть предусмотрена должностной инструкцией.

Источник: //lcbg.ru/gde-dolzhny-nahoditsya-dolzhnostnye-instruktsii-i-kto-dolzhen-ih-razrabotat/

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников – СИЗ, нормы, инструкции

Где должны находится должностные инструкции и кто должен их разработать

Здесь, напротив, много чего не хватает. Где критерии оценки качества? Где режим работы? Где порядок аттестации? Это также необходимо добавить.

Кем разрабатываются должностные инструкции? Они разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются.

При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.

Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

С кем согласовываются должностные инструкции? Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации.

Функции, задачи, обязанности и ответственность неукоснительно соблюдаются и исполняются до момента перехода на новую должность или увольнения. Документ действителен на протяжении всего периода работы, если в компании не были разработаны и утверждены новые должностные инструкции.

Независимо от того, кто разрабатывает должностные инструкции на предприятии в 2017 году, один экземпляр передают для хранения в отдел кадров, второй – непосредственно работнику, для которого был утвержден документ, чтобы в любой момент можно было уточнить соответствующую информацию.

Составлять должностные инструкции в организации рекомендуется для каждой должности, предусмотренной в штатном расписании, для тех, кто должен исполнять определенные трудовые обязанности. Документ носит обезличенный характер. Если с одной должности увольняется сотрудник, а на его место принимают нового работника, инструкцию не меняют.

Страна-права
Добавить комментарий